Vous utilisez peut-être Microsoft Excel pour organiser une liste de diffusion de manière ordonnée. Toutefois, lorsque vous vous apprêtez à imprimer des étiquettes de publipostage, vous devez utiliser la fusion de courrier pour les créer dans Word à partir de votre liste Excel. Voici comment procéder.
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Première étape : préparer votre liste de diffusion
Si vous avez déjà créé une liste de diffusion dans Excel, vous pouvez alors sauter ce test en toute sécurité. Si vous n’avez pas encore créé la liste, malgré l’absence de la fonction d’étiquetage d’Excel, nous vous recommandons vivement d’utiliser Excel, car il est préférable pour l’organisation et la maintenance des données que d’utiliser un tableau Word.
La première chose à faire est de créer un en-tête de colonne correspondant aux données qui vont dans chaque colonne. Placez ces en-têtes dans la première ligne de chaque colonne.
Les en-têtes que vous incluez dépendent des informations que vous comptez utiliser dans les étiquettes d’envoi. Les titres sont toujours agréables, mais il est important que vous sachiez par quel titre une personne passe avant de créer les étiquettes. De plus, si votre liste est destinée à des entreprises et non à des particuliers, vous pouvez omettre les en-têtes « Prénom » et « Nom » et vous contenter de « Nom de l’entreprise » à la place. Pour bien illustrer les étapes, nous allons utiliser une liste de diffusion personnelle dans cet exemple. Notre liste comprendra les en-têtes suivants :
- Prénom
- Nom de famille
- Adresse
- Ville
- État
- Code postal
Il s’agit des informations standard que vous trouverez sur les étiquettes d’envoi. Vous pouvez même insérer des images dans les étiquettes d’envoi si vous le souhaitez, mais cette étape se fera plus tard dans Word.
RELATIVES : Comment créer et imprimer des étiquettes en Word
Une fois que vous avez fini de créer les en-têtes, vous pouvez saisir les données. Une fois que vous avez terminé, votre liste devrait ressembler à ceci :
Allez-y, enregistrez votre liste et passons à Microsoft Word.
Deuxième étape : créer des étiquettes en format Word
Ouvrez un document Word vierge. Ensuite, allez dans l’onglet « Mailings » et sélectionnez « Start Mail Merge ».
Dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez « Labels ».
La fenêtre « Options d’étiquetage » apparaîtra. Vous pouvez y sélectionner votre marque d’étiquette et votre numéro de produit. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « OK ».
Les contours de votre label apparaîtront désormais dans Word.
Note : Si les contours de votre étiquette ne s’affichent pas, allez dans Design > Borders, et sélectionnez « View Gridlines ».
Troisième étape : Connectez votre feuille de travail aux étiquettes de Word
Avant de pouvoir transférer les données d’Excel vers vos étiquettes en Word, vous devez relier les deux. De retour dans l’onglet « Mailings » du document Word, sélectionnez l’option « Select Recipients ».
Un menu déroulant apparaîtra. Sélectionnez « Utiliser une liste existante ».
L’explorateur de fichiers de Windows apparaîtra. Utilisez-le pour localiser et sélectionner votre fichier de liste de diffusion. Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur « Ouvrir ».
La fenêtre « Select Table » apparaîtra. Si vous avez plusieurs feuilles dans votre classeur, elles apparaîtront ici. Sélectionnez celle qui contient votre liste. Assurez-vous d’activer l’option « La première ligne de données contient des en-têtes de colonne » si ce n’est pas déjà fait, puis cliquez sur « OK ».
Vos étiquettes sont maintenant reliées à votre feuille de travail.
Quatrième étape : Ajouter des champs de fusion de courrier aux étiquettes
Il est maintenant temps d’ajouter vos champs de fusion de courrier dans les étiquettes de Word. Sélectionnez le premier libellé, passez à l’onglet « Mailings », puis cliquez sur « Blocage des adresses ».
Dans la fenêtre « Insert Address Block » qui apparaît, cliquez sur le bouton « Match Fields ».
La fenêtre « Match Fields » apparaîtra. Dans le groupe « Requis pour le blocage de l’adresse », assurez-vous que chaque paramètre correspond à la colonne de votre cahier de travail. Par exemple, « Prénom » doit correspondre à « Prénom », et ainsi de suite. Une fois que vous avez confirmé que tout est correctement configuré, cliquez sur « OK ».
De retour à la fenêtre « Insert Address Block », vérifiez l’aperçu pour vous assurer que tout semble correct, puis cliquez sur « OK ».
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Retournez à l’onglet « Mailings » et cliquez ensuite sur « Update Labels ».
Une fois sélectionné, <
Maintenant, vous êtes prêt à effectuer la fusion de courrier.
Cinquième étape : Effectuer la fusion du courrier
Maintenant, voyons comment la magie opère. Dans l’onglet « Mailings », cliquez sur « Finish & Merge ».
Dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez « Modifier les documents individuels ».
La fenêtre « Fusionner avec un nouveau document » apparaîtra. Sélectionnez « Tout » puis cliquez sur « OK ».
Votre liste d’Excel sera maintenant fusionnée dans les étiquettes en Word.
Il ne vous reste plus qu’à imprimer vos étiquettes et à envoyer votre courrier !
https://www.howtogeek.com/413665/how-to-create-mailing-labels-in-word-from-an-excel-list/
