Parfois, vous souhaitez inclure les données d’une feuille de calcul Excel dans une présentation Microsoft PowerPoint. Il existe plusieurs manières de procéder, selon que vous souhaitez ou non maintenir une connexion avec la feuille Excel source. Nous allons jeter un coup d’oeil.
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Quelle est la différence entre la liaison et l’intégration ?
Vous avez en fait trois options pour inclure une feuille de calcul dans une présentation PowerPoint. La première consiste simplement à copier ces données à partir de la feuille de calcul, puis à les coller dans le document cible. Cela fonctionne bien, mais tout ce qu’il fait, c’est convertir les données en un simple tableau dans PowerPoint. Vous pouvez utiliser les outils de mise en forme de tableau de base de PowerPoint, mais vous ne pouvez utiliser aucune des fonctionnalités d’Excel après la conversion.
Bien que cela puisse parfois être utile, vos deux autres options – la liaison et l’intégration – sont beaucoup plus puissantes et c’est ce que nous allons vous montrer comment faire dans cet article. Les deux sont assez similaires, en ce sens que vous finissez par insérer une véritable feuille de calcul Excel dans votre présentation cible. Cela ressemblera à une feuille Excel et vous pouvez utiliser les outils d’Excel pour la manipuler. La différence réside dans la façon dont ces deux options traitent leur connexion à cette feuille de calcul Excel d’origine :
Si vous liez une feuille de calcul Excel dans une présentation, la présentation cible et la feuille Excel d’origine maintiennent une connexion. Si vous mettez à jour le fichier Excel, ces mises à jour sont automatiquement reflétées dans la présentation cible. Si vous incorporez une feuille de calcul Excel dans une présentation, cette connexion est rompue. La mise à jour de la feuille Excel d’origine ne met pas automatiquement à jour les données dans la présentation cible.
Il y a bien sûr des avantages aux deux méthodes. L’un des avantages de la liaison d’un document (autre que le maintien de la connexion) est que cela réduit la taille du fichier de votre présentation PowerPoint, car les données sont pour la plupart toujours stockées dans la feuille Excel et affichées uniquement dans PowerPoint. Un inconvénient est que le fichier de feuille de calcul d’origine doit rester au même emplacement. Si ce n’est pas le cas, vous devrez le lier à nouveau. Et comme il repose sur le lien vers la feuille de calcul d’origine, ce n’est pas très utile si vous devez distribuer la présentation à des personnes qui n’ont pas accès à cet emplacement.
L’intégration de ces données, en revanche, augmente la taille de la présentation, car toutes ces données Excel sont en fait intégrées dans le fichier PowerPoint. Cependant, l’intégration présente certains avantages distincts. Par exemple, si vous distribuez cette présentation à des personnes qui n’ont peut-être pas accès à la feuille Excel d’origine, ou si la présentation doit montrer cette feuille Excel à un moment précis (plutôt que d’être mise à jour), l’incorporation (et la rupture la connexion à la feuille d’origine) a plus de sens.
Donc, avec tout cela à l’esprit, examinons comment lier et intégrer une feuille Excel dans Microsoft PowerPoint.
Comment lier ou intégrer une feuille de calcul Excel dans Microsoft PowerPoint
Lier ou intégrer une feuille de calcul Excel dans une présentation PowerPoint est en fait assez simple, et le processus pour faire l’un ou l’autre est presque identique. Commencez par ouvrir à la fois la feuille de calcul Excel et la présentation PowerPoint que vous souhaitez modifier en même temps.
Dans Excel, sélectionnez les cellules que vous souhaitez lier ou incorporer. Si vous souhaitez lier ou intégrer la feuille de calcul entière, cliquez sur la case à la jonction des lignes et des colonnes dans le coin supérieur gauche pour sélectionner la feuille entière.
Copiez ces cellules en appuyant sur CTRL+C sous Windows ou Commande+C sous macOS. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur n’importe quelle cellule sélectionnée, puis choisir l’option « Copier » dans le menu contextuel.
Maintenant, passez à votre présentation PowerPoint et cliquez pour placer le point d’insertion à l’endroit où vous souhaitez que le matériel lié ou incorporé aille. Dans l’onglet Accueil du ruban, cliquez sur la flèche vers le bas sous le bouton « Coller », puis choisissez la commande « Coller spécial » dans le menu déroulant.
Cela ouvre la fenêtre Collage spécial. Et c’est ici que vous trouverez la seule différence fonctionnelle dans les processus de liaison ou d’intégration d’un fichier.
Si vous souhaitez intégrer votre feuille de calcul, choisissez l’option « Coller » sur la gauche. Si vous souhaitez lier votre feuille de calcul, choisissez plutôt l’option « Coller le lien ». Sérieusement, c’est tout. Ce processus est par ailleurs identique.
Quelle que soit l’option que vous choisissez, vous sélectionnerez ensuite « Objet feuille de calcul Microsoft Excel » dans la zone de droite, puis cliquez sur le bouton « OK ».
Et vous verrez votre feuille Excel (ou les cellules que vous avez sélectionnées) dans votre présentation PowerPoint.
Si vous avez lié les données Excel, vous ne pouvez pas les modifier directement dans PowerPoint, mais vous pouvez double-cliquer n’importe où dessus pour ouvrir le fichier de feuille de calcul d’origine. Et toutes les mises à jour que vous apportez à cette feuille de calcul d’origine sont ensuite reflétées dans votre présentation PowerPoint.
Si vous avez intégré les données Excel, vous pouvez les modifier directement dans PowerPoint. Double-cliquez n’importe où dans la feuille de calcul et vous resterez dans la même fenêtre PowerPoint, mais le ruban PowerPoint est remplacé par le ruban Excel et vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités d’Excel. C’est plutôt cool.
Et lorsque vous souhaitez arrêter de modifier la feuille de calcul et revenir à vos commandes PowerPoint, cliquez simplement n’importe où en dehors de la feuille de calcul.
