Comment définir des réponses automatiques dans Outlook

Une réponse automatique efficace en cas d’absence du bureau dans Outlook permet de s’assurer que pendant votre absence, les personnes savent que vous n’êtes pas disponible à votre retour et ce qu’elles doivent faire si elles ont un problème qui nécessite une attention immédiate.

La configuration pour une réponse hors du bureau dans Outlook diffère selon que votre compte de courrier électronique se trouve sur un serveur Microsoft Exchange, ou qu’il s’agit d’un compte de courrier électronique IMAP ou POP (comme les services de courrier électronique courants tels que Gmail, Yahoo Mail et autres).

Les instructions de cet article s’appliquent à Outlook 2019, 2016, 2013 ; Outlook pour Microsoft 365, et Outlook.com.

Comment savoir si vous avez un compte d’échange

Si vous n’êtes pas sûr d’utiliser Outlook avec un compte Exchange, regardez dans la barre d’état en bas de la fenêtre Outlook. Si vous utilisez un compte Exchange, vous verrez Connected to : Microsoft Exchange dans la barre d’état.

Créez votre modèle de courriel de réponse automatique

Pour configurer une réponse automatique dans Outlook pour un compte de messagerie IMAP ou POP (pour Exchange, voir plus bas), utilisez la fonction de règles d’Outlook. Commencez par créer un modèle de courriel pour le courriel de réponse automatique qui sera envoyé aux destinataires pendant votre absence.

1. Sélectionnez Nouveau courrier électronique.

2. Entrez le Sujet pour l’e-mail, et le texte du message qui indique au destinataire que vous n’êtes pas disponible.

3. Lorsque vous avez terminé de composer votre message de réponse automatique, sélectionnez Dossier.

4. Sélectionnez Save As.

5. Sélectionnez le Sauvegarder comme type et sélectionnez Modèle d’Outlook.

6. Outlook utilise par défaut l’objet du modèle comme nom dans le Nom du fichier zone de texte. Modifiez ce texte pour qu’il corresponde à votre modèle de courrier électronique hors du bureau.

7. Sélectionnez Sauvegarder.

8. Fermez la fenêtre de message.

Créer une règle de réponse automatique en cas d’absence du bureau

L’étape suivante pour les comptes de messagerie IMAP ou POP consiste à mettre en place une règle Outlook. Cette règle enverra une réponse en utilisant le modèle que vous avez créé dans la section précédente.

1. Sélectionnez Dossier > Info.

2. Sélectionnez Gérer les règles et les alertes.

3. Sélectionnez le Règles relatives au courrier électronique onglet.

4. Sous Apporter des modifications à ce dossier, sélectionnez le compte de courrier électronique pour lequel vous créez la réponse automatique.

   Vous aurez la possibilité d’appliquer votre nouvelle règle à tous les comptes dans une étape ultérieure.

5. Sélectionnez Nouvelle règle.

6. Dans le Partir d’une règle vide section, sélectionnez Appliquer la règle sur les messages que je reçois.

7. Sélectionnez Suivant.

8. Sous Étape 1 : Sélectionnez la ou les conditionssélectionnez le Où se trouve mon nom dans la case « A case à cocher.

   La règle de réponse automatique répond à tout le courrier entrant si vous décochez toutes les cases de condition.

9. Sélectionnez Suivant.

10. Sous Étape 1 : Sélectionner la ou les actionssélectionnez le répondre en utilisant un modèle spécifique case à cocher.

11. Sous Étape 2 : Modifier la description de la règle (cliquer sur une valeur soulignée), sélectionnez le un modèle spécifique lien.

12. Sélectionnez le Regarder dans flèche déroulante, puis sélectionnez Modèles d’utilisateurs dans le système de fichiers.

13. Mettez en évidence le modèle que vous avez créé.

14. Sélectionnez Ouvrez.

15. Dans le Assistant de règles dans la boîte de dialogue, sélectionnez Suivant.

16. Sous Étape 1 : Sélectionnez l’exception ou les exceptionssélectionnez le sauf s’il s’agit d’une réponse automatique case à cocher.

17. Sélectionnez Suivant.

18. Sous Étape 1 : Préciser le nom de cette règlePour les réponses automatiques, tapez un nom pour votre règle de réponse automatique.

19. Sous Étape 2 : Configuration des options de règlessélectionnez le Activer cette règle cochez la case si vous souhaitez activer le répondeur automatique. Si vous ne voulez pas que le répondeur automatique soit actif maintenant, décochez la case.

    Si vous disposez de plusieurs comptes de courrier électronique dans lesquels vous souhaitez utiliser ce répondeur automatique, sélectionnez le Créer cette règle sur tous les comptes case à cocher.

20. Sélectionnez Terminer.

21. Dans le Règles et alertes dans la boîte de dialogue, sélectionnez OK.

Outlook envoie une réponse automatique à l’adresse de chaque courriel reçu une fois par session ; une deuxième réponse automatique est envoyée après la fermeture et la réouverture d’Outlook.

Comment activer et désactiver les réponses automatiques pour les comptes de courrier électronique IMAP et POP

Pour les comptes de courrier électronique IMAP et POP, activez le répondeur automatique chaque fois que vous en avez besoin. Allez à Dossier > Gérer les règles et les alertes > Règles relatives au courrier électronique, cochez la case située à côté de votre règle de réponse automatique, puis sélectionnez OK.

Pour désactiver le répondeur, décochez la case, puis sélectionnez OK.

Réponses automatiques pour les comptes Microsoft Exchange

Si votre compte de courrier électronique est un compte Microsoft Exchange (vous pouvez configurer un compte Outlook.com comme compte Exchange dans Outlook), vous pouvez configurer une réponse automatique hors du bureau directement sur le serveur. Suivez ces étapes pour Outlook 2019, 2016, et Outlook pour Microsoft 365.

1. Sélectionnez Dossier > Info.

2. Sélectionnez Réponses automatiques.

3. Sélectionnez Envoyer des réponses automatiques. Composez votre message de réponse automatique dans la zone de texte.

   Pour désactiver une réponse automatique, allez à la page Réponses automatiques et sélectionnez Ne pas envoyer de réponses automatiques. Les réponses automatiques ne sont plus envoyées.

4. Facultatif : Définissez la période pendant laquelle vous souhaitez que la réponse automatique soit active. Sélectionnez le N’envoyer que pendant cette période case à cocher. Ensuite, cochez la case Heure de début et Heure de fin. Seuls les messages reçus pendant cette plage recevront une réponse automatique.

5. Si vous travaillez au sein d’une entreprise ou d’une organisation, vous pouvez disposer d’options supplémentaires pour vos réponses automatiques :

   • Au sein de mon organisation: Ce message est envoyé aux messages reçus d’autres personnes au sein de la même entreprise ou organisation que vous.
   • En dehors de mon organisation: Le message est envoyé à des personnes extérieures à votre organisation. Sélectionnez le Réponse automatique à des personnes extérieures à mon organisation case à cocher.

6. Sélectionnez OK.

Outils de réponse automatique et modules complémentaires d’Outlook

Au lieu de définir manuellement une règle dans Outlook, utilisez un add-in comme Mail Responder pour Outlook, ou des outils comme Email Responder (FreeBusy) ou Auto Reply Manager. Ces outils permettent de n’envoyer que les réponses nécessaires en dehors du bureau.

Pour gérer les réponses hors ligne de manière plus centralisée sur un serveur Exchange (y compris les modèles comportant des champs fusionnés avec Active Directory), essayez le gestionnaire hors ligne Symprex.

Comment activer les réponses automatiques sur Outlook.com

L’activation des réponses automatiques sur Outlook.com est un processus simple. La fonction n’offre pas autant d’options que le logiciel Outlook, mais elle est facile à utiliser.

1. Sur la page Courrier d’Outlook.com, sélectionnez Paramètres > Voir tous les paramètres d’Outlook.

2. Sélectionnez Courrier électronique > Réponses automatiques.

3. Allumez le Activer les réponses automatiques basculer.

   Pour désactiver les réponses automatiques, désactivez le Réponses automatiques sur basculer.

4. Facultatif : Sélectionnez le Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée case à cocher. Précisez la Heure de début et Heure de fin. Les réponses automatiques ne sont envoyées que pendant ce délai.

5. Saisissez le message que vous souhaitez envoyer pendant que les réponses automatiques sont activées.

6. Facultatif : Sélectionnez le Envoyer les réponses uniquement aux contacts pour envoyer des réponses automatiques uniquement aux personnes et aux adresses électroniques de vos contacts Outlook.com.

7. Sélectionnez Sauvegarder.