Comment enregistrer une feuille Excel en format PDF

Enregistrer une feuille de calcul Excel au format PDF peut être déroutant, et le fichier fini a souvent un aspect différent de celui que nous souhaitons. Voici comment enregistrer une feuille en tant que fichier PDF propre et lisible.

Fichiers Excel en format PDF

Il existe de nombreux cas de figure dans lesquels vous pouvez souhaiter enregistrer un document Excel sous forme de fichier PDF au lieu d’une feuille de calcul. Par exemple, si vous souhaitez envoyer seulement une partie spécifique d’une feuille plus grande, ou si vous ne voulez pas qu’elle soit modifiable. Cependant, la conversion d’un fichier Excel en PDF peut être un peu délicate.

Souvent, nous ne considérons pas les feuilles de calcul Excel comme des documents avec des frontières, des pages et des marges. Cependant, lorsqu’il s’agit de transformer ces fichiers en documents PDF qui peuvent être lus, imprimés ou distribués à d’autres personnes, c’est quelque chose dont vous devez être conscient. Votre fichier doit être lisible et compréhensible, sans colonnes parasites aléatoires sur d’autres pages ou tailles de cellules trop petites pour être lues.

Voici comment transformer votre tableur en un document PDF présentable et imprimable.

Mise en place de la page

Si vous utilisez Office 2008 ou une version ultérieure, accédez à l’onglet Mise en page. Vous y verrez plusieurs options regroupées sous la section Mise en page. Voici les trois premières :

• Marges : La taille de l’espace entre le bord d’un document et la première cellule
• Orientation : Que vous souhaitiez que votre fichier fini soit en format paysage ou portrait
• La taille : La taille de la page de votre document fini

Ils fonctionnent en grande partie de la même manière que dans un document Word, il faut donc les paramétrer en fonction de l’aspect que vous souhaitez donner à votre PDF fini. Notez que la plupart des feuilles de calcul Excel sont plus lisibles en orientation paysage qu’en orientation portrait, à moins que vous ne disposiez de très peu de colonnes. Les feuilles enregistrées en mode portrait ont tendance à avoir des colonnes qui se trouvent en dehors de la zone d’impression finale, ce qui peut rendre votre document très difficile à naviguer et à lire.

De plus, vous pouvez ajouter un en-tête et un pied de page à votre présentation finale. Cliquez sur la flèche dans le coin inférieur droit de la section Mise en page, puis cliquez sur l’onglet En-tête/Pied de page. Vous pouvez sélectionner l’une des options générées par l’Office, ou créer l’une des vôtres en utilisant la fonction « Personnaliser ».

Vous avez également la possibilité de modifier le fond de votre impression. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Arrière-plan dans la mise en page. Vous pouvez sélectionner une image depuis votre ordinateur portable ou depuis le nuage, et cette image sera superposée à l’ensemble de votre feuille.

Définition d’une zone d’impression et ajustement

Ensuite, vous devez déterminer quelle zone va être transformée en PDF, ainsi que le nombre de lignes et de colonnes de chaque page.

La première façon de définir la zone est d’utiliser le cliquer-glisser pour sélectionner toutes les cellules que vous voulez dans votre document. Ensuite, allez dans Mise en page > Zone d’impression > Définir la zone d’impression. Cela créera une fine ligne grise autour de toute la zone qui sera imprimée. Lorsque vous créez votre PDF, tout ce qui se trouve en dehors de cette zone ne sera pas inclus. Vous pouvez également saisir manuellement les cellules en cliquant sur la flèche dans le coin inférieur gauche et en allant dans Feuilles > Zone d’impression.

Comme dans Microsoft Word, vous pouvez également créer des sauts de page pour segmenter les différents tableaux. Ces sauts de page peuvent être aussi bien horizontaux que verticaux. Allez dans la cellule où vous souhaitez placer un saut de page, cliquez sur l’onglet « Mise en page » du ruban, et sélectionnez Mise en page > Saut de page > Insérer un saut de page. Cela créera un saut de page juste au-dessus et à gauche de votre cellule actuelle.

Une autre chose importante à faire est de définir l’option « Scale to Fit ». À droite de Mise en page, vous verrez trois options : Largeur, Hauteur et Échelle. Les options Largeur et Hauteur vous permettent de définir le nombre de pages dans lesquelles les lignes ou les colonnes de votre tableau apparaîtront. Par exemple, si vous avez beaucoup de lignes mais seulement quelques colonnes, l’idéal est de définir la Largeur sur une page. L’échelle, en revanche, déterminera le redimensionnement global de toute votre zone d’impression.

Options des feuilles

Le dernier menu auquel vous devez prêter attention est celui des options de la feuille. Il s’agit de paramètres qui affectent l’apparence de votre feuille finale imprimée. Pour accéder aux options de la feuille complète, cliquez sur la flèche située dans le coin inférieur gauche des sections Options de la feuille.

Voici un aperçu des différentes personnalisations que vous pouvez faire dans ce menu :

• Imprimer les titres : Vous pouvez geler certaines lignes et colonnes de la feuille afin qu’elles apparaissent sur chaque page, comme les en-têtes et les étiquettes.
• Lignes de grille : Vous pouvez ainsi choisir d’afficher ou non des lignes de quadrillage, qui sont les lignes entre les cellules qui apparaissent lorsqu’aucune bordure n’est peinte dessus.
• Les rubriques : Cela vous permet d’afficher les rubriques, qui sont les étiquettes alphabétiques (A, B, C) et numériques (1, 2, 3) fixes sur l’axe des x et l’axe des y des feuilles de calcul Excel.
• Commentaires, notes et erreurs : Il affiche les commentaires, notes et avertissements d’erreur intégrés dans le document final.
• Ordre d’impression : Vous pouvez ainsi choisir de créer un document qui descend en premier ou qui va à droite en premier.

Dans ce menu, vous pouvez aller à l’écran d’aperçu avant impression, où vous pouvez avoir un aperçu de votre document final. Vous pouvez également accéder à l’écran avec le raccourci Ctrl+P.

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Sauvegarde ou impression en PDF

Lorsque votre document est correctement formaté et prêt à être utilisé, vous pouvez créer un PDF de deux façons.

Pour enregistrer le fichier au format PDF dans Excel, ouvrez la boîte de dialogue « Enregistrer sous » et sélectionnez PDF dans le menu déroulant « Enregistrer sous ». Vous pouvez également aller à Exporter > Exporter vers XPS/PDF. À partir de là, vous disposez de quelques options. Vous pouvez décider d’optimiser le fichier pour Standard ou Minimum, ce qui déterminera la qualité finale et la taille du document. Vous pouvez ensuite cliquer sur « Options » pour sélectionner la zone à publier :

• Sélection : Les cellules actuelles que vous avez sélectionnées
• Feuilles actives : La fiche actuelle dans laquelle vous vous trouvez
• Cahiers d’exercices complets : Tous les classeurs du dossier en cours sur lequel vous travaillez
• Table : Un tableau défini que vous avez créé via Microsoft Excel

Vous pouvez également choisir d’ignorer entièrement la zone d’impression que vous avez définie.

Vous pouvez également imprimer le fichier au format PDF. Microsoft dispose d’une imprimante PDF intégrée appelée Microsoft Print to PDF que vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant de l’imprimante. Si vous disposez d’un autre lecteur de PDF, tel que Adobe PDF, Foxit ou PDF Xchange, vous pouvez également utiliser l’un de ces lecteurs. Avant de cliquer sur « Imprimer », regardez votre aperçu avant impression pour vous assurer que tout semble correct.

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