Comment imprimer les étiquettes à partir d’Excel

Vous pouvez imprimer des étiquettes de publipostage à partir d’Excel en quelques minutes grâce à la fonction de fusion de courrier dans Word.

Avec ses colonnes et ses lignes soignées, ses capacités de tri et ses fonctions de saisie de données, Excel pourrait être l’application parfaite pour saisir et stocker des informations telles que des listes de contacts. Une fois que vous avez créé une liste détaillée, vous pouvez l’utiliser avec d’autres applications Microsoft 365 pour de nombreuses tâches.

Préparer la feuille de travail et saisir les données

Pour faire des étiquettes d’envoi à partir d’Excel, vous devez ajouter des en-têtes de colonnes descriptives pour que tout s’imprime correctement. Par exemple, vous pourriez avoir les intitulés de colonne suivants :

• Titre (M./Mme/Dr.)
• Prénom
• Nom de famille
• Adresse
• Ville
• État
• Code postal

• Tapez un titre dans la première cellule de chaque colonne décrivant les données. Faites une colonne pour chaque élément que vous voulez inclure dans les étiquettes.
• Saisissez les noms et adresses ou d’autres données que vous envisagez d’imprimer sur les étiquettes.

• Sauvegardez la feuille de travail lorsque vous avez terminé.

Mettre en place des labels en Word

Ensuite, vous devez choisir la taille et le type des étiquettes que vous imprimez.

• Ouvrez un document Word vierge.
• Allez à la page Mailings onglet.
  

• Choisissez Démarrer la fusion de courrier > Labels.
  

• Choisissez la marque dans le Vendeurs de labels et choisissez ensuite le numéro de produit, qui figure sur l’étiquette de l’emballage. Vous pouvez également sélectionner Nouveau label si vous souhaitez entrer des dimensions d’étiquettes personnalisées.
• Cliquez sur OK lorsque vous êtes prêt à procéder.
  

Relier la fiche de travail aux étiquettes

Avant d’effectuer la fusion pour imprimer des étiquettes d’adresse à partir d’Excel, vous devez connecter le document Word à la feuille de calcul contenant votre liste. La première fois que vous vous connectez à une feuille de calcul Excel à partir de Word, vous devez activer un paramètre qui vous permet de convertir les fichiers entre les deux programmes.

• Dans Word, cliquez sur Dossier.
• Faites défiler vers le bas et sélectionnez Options en bas du volet gauche.
• Cliquez sur Avancé dans le volet gauche de la fenêtre d’options de Word, puis faites défiler vers le bas jusqu’à la Généralités section.
• Assurez-vous que le Confirmer la conversion du format de fichier à l’ouverture est sélectionné et cliquez sur OK.
• Tiré de Mailingsdans la Démarrer la fusion de courrier groupe, choisissez Sélectionner les bénéficiaires > Utiliser une liste existante.
• Naviguez vers la feuille de calcul Excel contenant votre liste dans le Sélectionnez la source de données fenêtre qui s’ouvre et clique Ouvrez.
• Cliquez sur OK pour confirmer que vous voulez utiliser la liste et cliquez sur OK à nouveau pour sélectionner le tableau contenant votre liste. La page sera alors remplie d’étiquettes qui disent « Prochain enregistrement ».

Ajouter des champs de fusion de courrier et effectuer la fusion

Après avoir organisé les données, vous devez ajouter des champs de fusion de courrier avant de pouvoir terminer la fusion. C’est là que les rubriques que vous avez ajoutées à votre feuille de calcul Excel vous seront utiles.

• Cliquez sur la première étiquette de la page et sélectionnez Bloc d’adresses dans la Écrire et insérer des champs de la section Mailings onglet.
• Cliquez sur le bouton Champs de concordance sur le bouton Insérer un bloc d’adresse qui apparaît.
  

  Assurez-vous que vos rubriques correspondent aux champs obligatoires. Si l’une d’entre elles est incorrecte, utilisez la flèche déroulante à côté pour la faire correspondre au champ correct.

• Cliquez sur OK. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.
• Sélectionnez Mailings > Écrire et insérer des champs > Mise à jour des étiquettes.
• Une fois la feuille de calcul Excel et le document Word configurés, vous pouvez fusionner les informations et imprimer vos étiquettes. Cliquez sur Finition et fusion dans la Terminer sur le Mailings onglet.
• Cliquez sur Modifier des documents individuels pour avoir un aperçu de la façon dont vos étiquettes imprimées apparaîtront. Sélectionnez Tous > OK.
  

• Un nouveau document s’ouvre avec les étiquettes d’envoi de votre feuille de calcul Excel. Vous pouvez modifier, imprimer et enregistrer les étiquettes comme vous le feriez pour n’importe quel autre document Word.