Lorsque vous enregistrez des documents dans Microsoft Word, donnez à vos documents un nom descriptif afin de pouvoir retrouver rapidement les fichiers. Développez un système de dénomination et vous n’aurez plus jamais à parcourir le disque dur de votre ordinateur ou à ouvrir des fichiers pour trouver l’information que vous souhaitez. Voici comment mettre au point un système de dénomination qui accélérera votre recherche.
Le bon système de dénomination
Il n’y a pas de bonne ou mauvaise façon de nommer les fichiers, et les systèmes de dénomination varient d’un utilisateur à l’autre. Trouvez une méthode qui vous semble logique et appliquez-la de manière cohérente.
Voici quelques exemples d’informations à inclure dans le nom de fichier pour faciliter et accélérer la recherche de fichiers :
- La date de composition du document: Ajoutez une date au nom de fichier de la plupart des documents, en particulier pour la correspondance. Si vous ne vous souvenez pas de la date à laquelle vous avez composé un document, limitez votre recherche à une période précise.
- Le nom du bénéficiaire: Indiquez le nom du destinataire lorsque vous travaillez avec des lettres et d’autres types de documents tels que des contrats, des notes de service et des notes.
- Le type de document: Parmi les types de documents, on peut citer les lettres, les contrats, les propositions, les articles de blog et les rapports. Si vous recherchez une lettre que vous avez écrite, vous pouvez éliminer les dossiers dont le nom contient un contrat ou une proposition.
Les informations que vous incluez dans le nom de fichier doivent être dans le même ordre dans tous vos dossiers. Cet ordre cohérent facilite la recherche à l’aide des commandes de tri de la boîte de dialogue d’ouverture de Word ou de l’explorateur Windows. Les commandes de tri trient les fichiers par ordre alphabétique (ou numérique) de sorte que les fichiers soient triés par le premier caractère du nom de fichier.
Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive de conseils sur la dénomination des fichiers, mais c’est un bon point de départ. Une fois que vous aurez commencé à nommer les fichiers de manière cohérente, vous développerez un système qui vous conviendra le mieux et vous trouverez quelques astuces qui vous seront propres.
