Créer et utiliser des modèles de courrier électronique dans Outlook

Lorsque vous envoyez fréquemment des messages électroniques très similaires, enregistrez d’abord l’un de ces messages comme modèle de message dans Outlook. Ensuite, au lieu de créer le courriel à partir de zéro, commencez par un modèle et personnalisez-le pour qu’il convienne à votre destinataire. Vous gagnerez ainsi du temps et vous serez plus efficace dans vos tâches de courrier électronique.

Les instructions de cet article s’appliquent à Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 ; et Outlook pour Microsoft 365.

Créer un modèle de courrier électronique (pour les nouveaux messages) dans Outlook

Pour enregistrer un message comme modèle dans Outlook :

1. Créer un nouveau message électronique. Sélectionnez Accueil > Nouveau courrier électroniqueou appuyez sur Ctrl+N.

2. Entrez un sujet si vous souhaitez en utiliser un pour votre modèle de message.

   Vous pouvez enregistrer un modèle de courriel sans sujet par défaut dans Outlook.

3. Saisissez le texte, les images et les autres éléments que vous souhaitez voir apparaître dans le modèle de message électronique.

   Supprimez les signatures si vous configurez Outlook pour ajouter une signature automatiquement lorsque vous créez un nouveau message.

4. Une fois que vous avez configuré votre modèle de courrier électronique, sélectionnez Dossier > Save As. Dans Outlook 2007, sélectionnez Bureau Bouton > Save As.

5. Entrez un nom de fichier.

6. Sélectionnez le Sauvegarder comme type flèche déroulante, puis sélectionnez Modèle d’Outlook (*.oft). Dans Outlook 2007, sélectionnez le Sauvegarder comme type flèche déroulante, puis sélectionnez Modèle d’Outlook.

7. Sélectionnez Sauvegarder.

8. Fermez le courriel original.

Composer un courrier électronique à l’aide d’un modèle dans Outlook

Pour écrire un nouveau message (voir ci-dessous pour les réponses) en utilisant un modèle de message dans Outlook :

1. Sélectionnez le Accueil puis sélectionnez Nouveaux articles > Plus d’articles > Choisissez un formulaire. Dans Outlook 2007, sélectionnez Outils > Formulaires > Choisissez un formulaire.

2. Dans le Choisissez un formulaire sélectionnez la boîte de dialogue Regardez dans flèche déroulante, puis sélectionnez Modèles d’utilisateurs dans le système de fichiers.

3. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.

4. Sélectionnez Ouvrez.

Créer un modèle de courriel simple pour les réponses rapides dans Outlook

Pour mettre en place un modèle de réponse dans Outlook :

1. Sélectionnez le Accueil onglet.

2. Dans le Mesures rapides groupe, sélectionnez Créer un nouveau.

3. Dans le Nom dans la zone de texte, entrez un nom descriptif pour le modèle de réponse.

4. Sélectionnez le Choisissez une action flèche déroulante.

5. Dans le Répondre section, sélectionnez Réponse.

   Pour créer un modèle simple pour les nouveaux messages qui incluent un destinataire par défaut, sélectionnez Nouveau message.

6. Sélectionnez Afficher les options.

7. Dans le Texte entrez le message pour votre réponse. Faites figurer une signature.

8. Sélectionnez le Importance et sélectionnez Normal pour que votre réponse soit diffusée avec une importance normale, quel que soit le niveau du message original.

9. Facultativement, sélectionnez Envoi automatique après 1 minute de retard. Le message va automatiquement dans la boîte d’envoi et y reste pendant une minute. Pendant ce temps, vous pouvez le supprimer ou le modifier.

10. Pour ajouter d’autres actions, sélectionnez Ajouter une action. Par exemple, ajoutez une action pour déplacer le message original dans votre dossier d’archives ou ajoutez une action pour le catégoriser avec une couleur pour identifier les messages qui ont reçu une réponse passe-partout.

11. Pour ajouter un raccourci clavier à l’action, sélectionnez le Touche de raccourci puis sélectionnez un raccourci.

12. Sélectionnez Sauvegarder. Dans Perspectives 2019, sélectionnez Terminer.

Répondre rapidement à un courriel en utilisant un modèle de réponse rapide dans Outlook

Pour envoyer une réponse avec un modèle Quick Step prédéfini :

1. Sélectionnez le message auquel vous souhaitez répondre. Ouvrez le message soit dans le volet Lecture, soit dans une fenêtre séparée.

2. Si le message s’affiche dans le panneau de lecture, sélectionnez le Accueil onglet. Si le message apparaît dans une fenêtre séparée, sélectionnez l’onglet Message onglet.

3. Dans le Mesures rapides sélectionnez l’étape rapide du modèle de réponse. Si vous avez défini un raccourci clavier pour l’action, appuyez sur les touches correspondantes du clavier.

4. Modifiez l’e-mail selon vos besoins, puis sélectionnez Envoyer.