Vous avez beaucoup travaillé sur votre feuille de calcul Excel, ne la laissez pas vous échapper parce que vous avez oublié de la sauvegarder. Suivez ces conseils pour garder votre travail en sécurité et le sauvegarder pour la prochaine fois que vous aurez besoin de ce fichier important. Lorsque vous souhaitez partager votre travail, enregistrez le classeur au format PDF.
Les instructions de cet article s’appliquent à Excel 2019, 2016, 2013, 2010 ; Excel pour Microsoft 365, et Excel pour Mac.
Contenu
Utiliser les raccourcis clavier d’Excel
Il y a trois façons d’enregistrer un fichier dans Excel :
- Sélectionnez Dossier > Save As. Dans Excel 2019, sélectionnez Dossier > Enregistrer une copie.
- Sélectionnez Sauvegarder sur la barre d’outils d’accès rapide.
- Utilisez le CtrlS touche de raccourci.
Si vous travaillez sur un Mac, utilisez la touche Commande au lieu de la touche Contrôle.
Si le fichier a déjà été enregistré, le pointeur se transforme en icône de sablier pendant l’enregistrement. Si le classeur est sauvegardé pour la première fois, l’icône Save As La boîte de dialogue s’ouvre.
Première économie
Lorsqu’un fichier est enregistré pour la première fois, deux éléments d’information doivent être spécifiés dans le Boîte de dialogue Enregistrer sous. Saisissez un nom pour le fichier et choisissez l’emplacement où il sera enregistré.
Les noms de fichiers peuvent contenir jusqu’à 255 caractères, espaces compris.
Sauvegarder fréquemment
L’utilisation de Ctrl+S est un moyen facile de sauvegarder les données. Utilisez ce raccourci fréquemment, au moins toutes les cinq minutes, pour éviter de perdre des données.
Sauvegarder les lieux
Si vous ouvrez fréquemment certains fichiers ou dossiers dans Excel, épinglez-les à votre liste de fichiers récemment ouverts. Cela permet de garder l’emplacement facilement accessible en haut de la liste Récent.
Il n’y a pas de limite au nombre de lieux qui peuvent être épinglés. Pour épingler un lieu de sauvegarde :
- Pour épingler un dossier, sélectionnez Dossier > Save As. Sauf en Excel 2019, où vous sélectionnez Dossier > Enregistrer une copie. Cela ouvre la fenêtre « Enregistrer sous ».
- Pour épingler un classeur, sélectionnez Dossier > Ouvrez.
- Sélectionnez Récent et, sur le côté droit de la fenêtre, survolez le classeur ou le dossier que vous voulez épingler. Une petite image horizontale d’une punaise apparaît pour cet emplacement.
- Sélectionnez le pin pour ce lieu. Le dossier est déplacé vers la liste des épingles et l’épingle horizontale se transforme en épingle verticale.
- Pour débloquer un lieu, sélectionnez le goupille de poussée verticale pour le remettre en broche horizontale et le retirer de la liste des épingles.
Enregistrer les feuilles de calcul Excel en format PDF
Lorsque vous souhaitez obtenir une copie d’une feuille de calcul ou d’un classeur entier que personne ne peut modifier et que tout le monde peut visualiser, convertir ou enregistrer vos fichiers Excel au format PDF. Un fichier PDF (Portable Document Format) permet à d’autres personnes de visualiser des documents sans avoir besoin du programme original, tel qu’Excel, installé sur leur ordinateur. Au lieu de cela, les utilisateurs ouvrent le fichier avec un programme de lecture de PDF gratuit tel que Adobe Acrobat Reader.
Sauvegarde de la feuille de travail active en format PDF
Lors de l’enregistrement d’un fichier au format PDF, par défaut, seul le (la feuille de travail à l’écran), est sauvegardée.
Pour enregistrer une feuille de calcul Excel au format PDF :
- Sélectionnez Dossier.
- Sélectionnez Save As pour ouvrir la fenêtre « Enregistrer sous ». Dans Excel 2019, sélectionnez Enregistrer une copie.
- Choisissez l’endroit où vous souhaitez enregistrer le fichier.
- Entrez un nom pour le fichier.
- Sélectionnez le Sauvegarder comme type flèche vers le bas.
- Faites défiler la liste pour trouver et sélectionner PDF (*.pdf).
- Sélectionnez Sauvegarder pour enregistrer le fichier au format PDF et fermer la fenêtre.
Enregistrer un manuel complet en format PDF
L’option par défaut « Enregistrer sous » ne permet d’enregistrer que la feuille de calcul en cours au format PDF. Suivez les étapes suivantes pour enregistrer l’ensemble de votre classeur au format PDF :
- Sélectionnez Dossier > Save As. Dans Excel 2019, sélectionnez Dossier > Enregistrer une copie.
- Sélectionnez Naviguer sur pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous.
- Sélectionnez Sauvegarder comme type pour ouvrir une liste déroulante et choisir PDF. Le bouton Options apparaît dans la boîte de dialogue Enregistrer sous.
- Sélectionnez Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options.
- Sélectionnez Cahier de travail complet dans la section Publier quoi.
- Sélectionnez OK pour revenir à la boîte de dialogue Enregistrer sous.
- Sélectionnez Sauvegarder pour enregistrer le classeur au format PDF et fermer la boîte de dialogue.
AutoSave to OneDrive
Si vous utilisez Microsoft 365, Excel enregistre automatiquement votre travail lorsque vous choisissez d’enregistrer des fichiers sur votre compte de stockage dans le nuage OneDrive. Lorsque vos fichiers sont enregistrés sur OneDrive, les documents sont automatiquement sauvegardés toutes les quelques secondes, ce qui vous évite de devoir continuellement sélectionner Enregistrer ou utiliser des raccourcis clavier.
Pour que la fonction AutoSave fonctionne, enregistrez les documents dans un emplacement de votre dossier OneDrive. La fonction AutoSave ne fonctionne avec aucun emplacement sur votre PC ou Mac.
Si vous disposez de Microsoft 365 et que vous enregistrez vos fichiers sur OneDrive, activez l’enregistrement automatique en sélectionnant l’interrupteur à bascule dans le coin supérieur gauche de l’écran Excel. Une fois activé, l’interrupteur indiquera « On ». Pour désactiver la fonction et enregistrer votre travail manuellement, changez la valeur de l’interrupteur à Désactivé.
